Pojam ugovora može se posmatrati iz različitih uglova – kao pravni posao (saglasnost volja), pravni akt (čin koji obično prethodni pravnom poslu), ali i kao dokument kojim se takva saglasnost potvrđuje i evidentira. U praksi, pojam ugovor često se poistovećuje upravo sa pisanim dokumentom, iako se mnogi ugovori zaključuju usmeno odnosno samo konkludentnim radnjama. Poistovećivanje pojma ugovora sa dokumentom koji nosi nečiju saglasno iskazanu volju i nije pogrešno, ali pod „ugovorom” se podrazumeva mnogo šire značenje od odštampanog i potpisanog dokumenta. Svakodnevne situacije poput kupovine robe u prodavnici, plaćanja usluge u kafiću ili korišćenja prevoza primeri su zaključenih ugovora u pravnom smislu, čak i bez formalnog sastavljanja i potpisivanja bilo kakvog dokumenta.
Suština ugovora ogleda se u saglasnosti volja, izraženoj nameri dve ili više ugovornih strana da svojim međusobno usaglašenim izjavama volje proizvedu određene pravne posledice. Takva saglasnost može biti postignuta i izražena u različitim formama, u zavisnosti od prirode pravnog posla, zakonskih zahteva i volje ugovornih strana.
U skladu sa opštim pravilom Zakona o obligacionim odnosima Republike Srbije, zaključenje ugovora, po pravilu, ne zahteva posebnu formu – što znači da ugovor može biti punovažan i kada je zaključen usmeno, konkludentnim radnjama, pa čak i ćutanjem, ukoliko to proizlazi iz prirode odnosa ili prethodne prakse. Dakle, ugovori su, u načelu, neformalni. Zakon, ipak, za određene vrste ugovora izričito propisuje obaveznu pisanu formu, a nekada čak i posebnu formu, poput solemnizacije ili javnobeležničkog zapisa, kao uslov punovažnosti (npr. za ugovor o prometu nepokretnosti).
Takođe, pisana forma se u praksi široko koristi i izvan zakonske obaveze radi povećanja pravne sigurnosti – radi lakšeg dokazivanja sadržaja ugovora i zaštite interesa ugovornih strana u slučaju spora. Bez obzira na to što zakon to ne zahteva, ugovorne strane, saglasnošću volja, odrede da njihov pravni posao bude sklopljen u pisanoj formi. Ovakva pisana forma ima svoju zaštitnu i dokaznu funkciju, jer pisani dokumenti omogućavaju jasnu identifikaciju obaveza i prava, hronologiju postupanja i konkretnu rekonstrukciju saglasnosti volja.
Međutim, sve izraženijim prelaskom poslovnih i pravnih procesa u digitalno okruženje, tradicionalna pisana forma, koja je podrazumevala neposredan kontakt i razmenu originalnih dokumenata u materijalnoj formi, u velikoj meri je ograničavala i usporavala poslovanje koje se sve više ubrzavalo zahvaljujući elektronskoj komunikaciji i tehnologiji. Iz tog razloga, pisana forma je sve više ustupala mesto elektronskoj formi, najpre u praksi, a zatim i u regulativi.
Elektronska forma, dakle, predstavlja savremeni način izražavanja pravnog sadržaja u digitalnom formatu, koji omogućava efikasniju razmenu, obradu i arhiviranje podataka, kao i ubrzano zaključenje ugovora bez potrebe za fizičkim prisustvom ili štampanjem dokumentacije.
Digitalizacija pravnog prometa time postavlja nove izazove u pogledu autentičnosti, identifikacije strana i zaštite integriteta sadržaja, ali istovremeno otvara prostor za brže, sigurnije i racionalnije upravljanje pravnim poslovima, kako u privredi tako i u svakodnevnom pravnom životu.
Elektronska forma, elektronski dokument i elektronski potpis
Razvojem elektronskog poslovanja i digitalizacijom pravnog prometa, postalo je neophodno jasno razlikovati osnovne pojmove koji se odnose na izražavanje, evidentiranje i potvrđivanje pravnih izjava u elektronskom obliku, kako bi se razlikovalo i pravno dejstvo tih pravnih instituta. Tri ključna pojma u tom kontekstu su: elektronska forma, elektronski dokument i elektronski potpis.
Elektronska forma označava način na koji se pravni sadržaj izražava putem digitalnih sredstava. Reč je o apstraktnom pojmu koji ne zavisi od konkretne tehnologije, formata datoteke ili softverskog rešenja. Ona podrazumeva da se volja učesnika u pravnom prometu iskazuje kroz digitalan i neopipljiv oblik, a ne na papiru.
Elektronski dokument je materijalizacija te volje u konkretnom digitalnom zapisu. On predstavlja sadržinski definisan akt, najčešće sa logički povezanom sadržinom, koji je izražen u elektronskoj formi i koji može proizvesti pravne posledice, pod uslovima propisanim zakonom. Takav dokument može biti ugovor, račun, izjava volje, izveštaj ili bilo koja druga isprava koja ima pravni značaj.
Elektronski potpis je sredstvo putem kojeg se elektronski dokument personalizuje – dodaje mu se elektronski podatak kojim se potvrđuje identitet potpisnika, izražava njegova saglasnost sa sadržajem dokumenta i obezbeđuje celovitost (integritet) dokumenta, tj. otkrivanje eventualnih izmena nakon potpisivanja.
Pravilno razgraničenje ovih pojmova ima ključan značaj za primenu pravnih pravila u digitalnom okruženju. Ono omogućava razumevanje na koji način se pravna volja izražava (elektronska forma), u kom obliku se dokumentuje (elektronski dokument) i kako se autentičnost i saglasnost sa sadržajem potvrđuju (elektronski potpis). Ova distinkcija je posebno važna kod ocene pravne valjanosti elektronski zaključenih ugovora i drugih pravnih akata, kao i kod tumačenja njihove dokazne snage pred sudom ili drugim organima.
U digitalnom pravnom prometu, elektronska forma predstavlja način izražavanja volje – ona je apstraktni izraz pravnog sadržaja u digitalnom obliku. Kada se ta volja konkretizuje i zabeleži u nekom digitalnom fajlu, nastaje elektronski dokument kao njen konkretan zapis. Na kraju, elektronski potpis služi kao potvrda izražene volje, ali i kao sredstvo za identifikaciju potpisnika i očuvanje autentičnosti i integriteta dokumenta. Bez elektronske forme nema izražene volje, a bez elektronskog dokumenta ta volja nije izražena u podobnoj formi da bi obezbedila pravnu sigurnost, dok bez elektronskog potpisa nema potvrde identiteta potpisnika niti potvrde integriteta dokumenta. Ova tri pojma čine logički i funkcionalno povezane korake jedinstvene pravne radnje u digitalnom okruženju.
