Појам уговора може се посматрати из различитих углова – као правни посао (сагласност воља), правни акт (чин који обично претходни правном послу), али и као документ којим се таква сагласност потврђује и евидентира. У пракси, појам уговор често се поистовећује управо са писаним документом, иако се многи уговори закључују усмено односно само конклудентним радњама. Поистовећивање појма уговора са документом који носи нечију сагласно исказану вољу и није погрешно, али под „уговором” се подразумева много шире значење од одштампаног и потписаног документа. Свакодневне ситуације попут куповине робе у продавници, плаћања услуге у кафићу или коришћења превоза примери су закључених уговора у правном смислу, чак и без формалног састављања и потписивања било каквог документа.
Суштина уговора огледа се у сагласности воља, израженој намери две или више уговорних страна да својим међусобно усаглашеним изјавама воље произведу одређене правне последице. Таква сагласност може бити постигнута и изражена у различитим формама, у зависности од природе правног посла, законских захтева и воље уговорних страна.
У складу са општим правилом Закона о облигационим односима Републике Србије, закључење уговора, по правилу, не захтева посебну форму – што значи да уговор може бити пуноважан и када је закључен усмено, конклудентним радњама, па чак и ћутањем, уколико то произлази из природе односа или претходне праксе. Дакле, уговори су, у начелу, неформални. Закон, ипак, за одређене врсте уговора изричито прописује обавезну писану форму, а некада чак и посебну форму, попут солемнизације или јавнобележничког записа, као услов пуноважности (нпр. за уговор о промету непокретности).
Такође, писана форма се у пракси широко користи и изван законске обавезе ради повећања правне сигурности – ради лакшег доказивања садржаја уговора и заштите интереса уговорних страна у случају спора. Без обзира на то што закон то не захтева, уговорне стране, сагласношћу воља, одреде да њихов правни посао буде склопљен у писаној форми. Оваква писана форма има своју заштитну и доказну функцију, јер писани документи омогућавају јасну идентификацију обавеза и права, хронологију поступања и конкретну реконструкцију сагласности воља.
Међутим, све израженијим преласком пословних и правних процеса у дигитално окружење, традиционална писана форма, која је подразумевала непосредан контакт и размену оригиналних докумената у материјалној форми, у великој мери је ограничавала и успоравала пословање које се све више убрзавало захваљујући електронској комуникацији и технологији. Из тог разлога, писана форма је све више уступала место електронској форми, најпре у пракси, а затим и у регулативи.
Електронска форма, дакле, представља савремени начин изражавања правног садржаја у дигиталном формату, који омогућава ефикаснију размену, обраду и архивирање података, као и убрзано закључење уговора без потребе за физичким присуством или штампањем документације.
Дигитализација правног промета тиме поставља нове изазове у погледу аутентичности, идентификације страна и заштите интегритета садржаја, али истовремено отвара простор за брже, сигурније и рационалније управљање правним пословима, како у привреди тако и у свакодневном правном животу.
Електронска форма, електронски документ и електронски потпис
Развојем електронског пословања и дигитализацијом правног промета, постало је неопходно јасно разликовати основне појмове који се односе на изражавање, евидентирање и потврђивање правних изјава у електронском облику, како би се разликовало и правно дејство тих правних института. Три кључна појма у том контексту су: електронска форма, електронски документ и електронски потпис.
Електронска форма означава начин на који се правни садржај изражава путем дигиталних средстава. Реч је о апстрактном појму који не зависи од конкретне технологије, формата датотеке или софтверског решења. Она подразумева да се воља учесника у правном промету исказује кроз дигиталан и неопипљив облик, а не на папиру.
Електронски документ је материјализација те воље у конкретном дигиталном запису. Он представља садржински дефинисан акт, најчешће са логички повезаном садржином, који је изражен у електронској форми и који може произвести правне последице, под условима прописаним законом. Такав документ може бити уговор, рачун, изјава воље, извештај или било која друга исправа која има правни значај.
Електронски потпис је средство путем којег се електронски документ персонализује – додаје му се електронски податак којим се потврђује идентитет потписника, изражава његова сагласност са садржајем документа и обезбеђује целовитост (интегритет) документа, тј. откривање евентуалних измена након потписивања.
Правилно разграничење ових појмова има кључан значај за примену правних правила у дигиталном окружењу. Оно омогућава разумевање на који начин се правна воља изражава (електронска форма), у ком облику се документује (електронски документ) и како се аутентичност и сагласност са садржајем потврђују (електронски потпис). Ова дистинкција је посебно важна код оцене правне ваљаности електронски закључених уговора и других правних аката, као и код тумачења њихове доказне снаге пред судом или другим органима.
У дигиталном правном промету, електронска форма представља начин изражавања воље – она је апстрактни израз правног садржаја у дигиталном облику. Када се та воља конкретизује и забележи у неком дигиталном фајлу, настаје електронски документ као њен конкретан запис. На крају, електронски потпис служи као потврда изражене воље, али и као средство за идентификацију потписника и очување аутентичности и интегритета документа. Без електронске форме нема изражене воље, а без електронског документа та воља није изражена у подобној форми да би обезбедила правну сигурност, док без електронског потписа нема потврде идентитета потписника нити потврде интегритета документа. Ова три појма чине логички и функционално повезане кораке јединствене правне радње у дигиталном окружењу.
