Организација система електронске поште у вашој фирми треба да буде у складу са вашом интерном организацијом. То значи да сваки запослени који комуницира у име фирме треба да има своју адресу е-поште у формату ime.prezime@nazivfirme.rs. Али, то није све.
Свако одељење у оквиру ваше фирме може да има адресу са које ће се пошта дистрибуирати свим или одређеним запосленима у том одељењу.
Рецимо marketing@nazivfirme.rs могу да примају сви запослени у маркетингу, или неколико њих које одредите за то. Технички, ово је могуће извести на више начина, али два су најчешћа: први, да се поруке са једне адресе прослеђују на другу или више њих, и други, да више особа приступа групној адреси е-поште и прегледа садржај истовремено.
Ово се може применити и у случају издвојених пословних јединица, па тако свака експозитура или продавница може да има своју групну адресу, поред личних адреса запослених.
Чак и када је организација посла таква да једна особа прима упите са више страна, може бити добро решење да електронска пошта стиже на одвојене адресе. Ево предлога како то можете да урадите:
- office@nazivfirme.rs или kontakt@nazivfirme.rs – за контакт формуларе и поруке са сајта, као контакт адреса на профилима на друштвеним мрежама, као контакт адреса у интернет каталозима.
- webmaster@nazivfirme.rs – адреса е-поште коју примају особе из техничког одељења или особа која одржава рачунарски систем и сајт.
- finansije@nazivfirme.rs – адреса која се може наћи на свим рачунима и уговорима.
- marketing@nazivfirme.rs – адреса за све упите који се тичу маркетинга и промотивних активности, као и адреса за коју су везани сви налози на друштвеним мрежама, огласним платформама и интернет сервисима и алатима.
- prodaja@nazivfirme.rs – адреса која ће се наводити у свим огласним порукама које се пласирају ка циљним јавностима
- podrska@nazivfirme.rs – адреса за техничку подршку према крајњим корисницима ваших услуга или производа.
- и друге...
Сервери нуде могућност постојања адресе на коју ће стизати сва пошта која је упућена на адресе које не постоје у систему. Иако ће ова адреса сигурно бити затрпана нежељеним порукама, није лоше да је неко проверава, јер ће ту стизати све оне поруке где је прималац уписан са словном грешком, или је порука послата на адресу која више није активна.
