Organizacija sistema elektronske pošte u vašoj firmi treba da bude u skladu sa vašom internom organizacijom. To znači da svaki zaposleni koji komunicira u ime firme treba da ima svoju adresu e-pošte u formatu ime.prezime@nazivfirme.rs. Ali, to nije sve.
Svako odeljenje u okviru vaše firme može da ima adresu sa koje će se pošta distribuirati svim ili određenim zaposlenima u tom odeljenju.
Recimo marketing@nazivfirme.rs mogu da primaju svi zaposleni u marketingu, ili nekoliko njih koje odredite za to. Tehnički, ovo je moguće izvesti na više načina, ali dva su najčešća: prvi, da se poruke sa jedne adrese prosleđuju na drugu ili više njih, i drugi, da više osoba pristupa grupnoj adresi e-pošte i pregleda sadržaj istovremeno.
Ovo se može primeniti i u slučaju izdvojenih poslovnih jedinica, pa tako svaka ekspozitura ili prodavnica može da ima svoju grupnu adresu, pored ličnih adresa zaposlenih.
Čak i kada je organizacija posla takva da jedna osoba prima upite sa više strana, može biti dobro rešenje da elektronska pošta stiže na odvojene adrese. Evo predloga kako to možete da uradite:
- office@nazivfirme.rs ili kontakt@nazivfirme.rs – za kontakt formulare i poruke sa sajta, kao kontakt adresa na profilima na društvenim mrežama, kao kontakt adresa u internet katalozima.
- webmaster@nazivfirme.rs – adresa e-pošte koju primaju osobe iz tehničkog odeljenja ili osoba koja održava računarski sistem i sajt.
- finansije@nazivfirme.rs – adresa koja se može naći na svim računima i ugovorima.
- marketing@nazivfirme.rs – adresa za sve upite koji se tiču marketinga i promotivnih aktivnosti, kao i adresa za koju su vezani svi nalozi na društvenim mrežama, oglasnim platformama i internet servisima i alatima.
- prodaja@nazivfirme.rs – adresa koja će se navoditi u svim oglasnim porukama koje se plasiraju ka ciljnim javnostima
- podrska@nazivfirme.rs – adresa za tehničku podršku prema krajnjim korisnicima vaših usluga ili proizvoda.
- i druge...
Serveri nude mogućnost postojanja adrese na koju će stizati sva pošta koja je upućena na adrese koje ne postoje u sistemu. Iako će ova adresa sigurno biti zatrpana neželjenim porukama, nije loše da je neko proverava, jer će tu stizati sve one poruke gde je primalac upisan sa slovnom greškom, ili je poruka poslata na adresu koja više nije aktivna.
