Mnogi biznisi danas ne mogu da zamisle svoje poslovanje bez svakodnevnog korišćenja imejla. Od svojih početaka pa do danas, elektronska pošta je prošla dug put. Još tokom 1960-ih i 1970-ih godina, svojevrsna forma imejl komunikacije koristila se za interne potrebe u okviru ARPANET-a. Razvojem interneta imejl je postao sastavni deo komunikacije i razmene informacija čitavih generacija.
Kada govorimo o poslovnoj komunikaciji, imejl je važan ne samo interno, u komunikaciji između članova tima, već je nezaobilazna karika i u stvaranju veza sa potencijalnim klijentima, medijima, dobavljačima ili investitorima. Način na koji neki biznis komunicira u velikoj meri može odrediti percepciju i odnos klijenata ili javnosti prema njegovom poslovanju.
Pored široke rasprostranjenosti takvog načina komunikacije, u domaćem poslovnom svetu i dalje je, nažalost, prisutna praksa da se kao zvanična adresa e-pošte koristi adresa sa nekog od besplatnih imejl servisa poput Gugla ili Jahua.
Ovakvi imejlovi mogu izgledati sumnjivo, jer se postavlja pitanje vlasništva i poverenja. Kako potencijalni klijent može znati da li osoba čija je adresa e-pošte, na primer, petar.petrovic@gmail.com, zaista radi u tom preduzeću?
Pogrešno je uverenje da je besplatna adresa e-pošte u vašem vlasništvu samo zato što je koristite svakog dana, jer sve iza znaka ”@” jeste oznaka stvarnog vlasnika, odnosno firme ili korporacije koja stoji iza tog naziva domena (npr. Google – Gmail).
Prema istraživanju koje je sprovedeno još 2016. godine, gotovo četvrtina ispitanika izjavila je da nema poverenja da podeli lične ili poslovne informacije ukoliko je sa druge strane osoba sa adresom e-pošte koja se nalazi na nekom od besplatnih imejl servisa. Jedini način da zaista budete vlasnik imejl adrese jeste da posedujete adresu elektronske pošte na svom nazivu domena.
Rešenje – imejl na sopstvenom nazivu domena
Kako je za efikasno onlajn prisustvo neophodno imati registrovan naziv domena i zakupljen hosting paket, tako je i za kvalitetnu komunikaciju izuzetno značajno posedovati poslovni imejl koji u sebi sadrži naziv domena firme. Adresa e-pošte poput petar.petrovic@nazivfirme.rs doprinosi kredibilitetu firme i povećava ukupno poverenje potencijalnih korisnika prilikom komunikacije.
Prednosti poslovne adrese e-pošte na vlastitom nazivu domena
Promocija biznisa – posedovanjem adrese e-pošte na sopstvenom nazivu domena vrši se i (gotovo besplatna) promocija biznisa. Svaki put kada se imejl pošalje, osoba sa druge strane je u kontaktu sa nazivom brenda ili firme.
Poverenje – naziv domena preduzeća nakon znaka ”@” govori o tome da je vlasnik neko ko brine o predstavljanju svog poslovanja i da su osobe koje pišu sa te adrese zapravo osobe koje su tu zaposlene.
Bolja organizacija interne i eksterne komunikacije – imejl adresa na vlastitom nazivu domena omogućava organizaciju sistema elektronske pošte u skladu sa vašom internom organizacijom.
Vlasništvo nad adresom e-pošte – za razliku od imejl adrese koja se nalazi na besplatnom imejl servisu, adresa e-pošte u vlasništvu biznisa omogućava sigurnu komunikaciju, bez opasnosti da iznenada ostane bez svog imejl naloga.
Kako do adrese e-pošte koja u sebi sadrži naziv biznisa?
Pre odabira imejl rešenja koji omogućava adresu e-pošte na sopstvenom nazivu domena, neophodno je utvrditi kakva imejl usluga bi odgovarala potrebama poslovanja. Možemo se saglasiti da firmi koja ima 10 zaposlenih i prima i šalje prosečno 2.000 imejl poruka mesečno neće odgovarati isti tip usluge kao i velikoj kompaniji koja broji više stotina zaposlenih.
Stoga, na odluku o imejl rešenju može uticati:
- Veličina biznisa
- Broj zaposlenih
- Procena broja poslatih/primljenih imejl poruka na mesečnom nivou
- Važnost imejl komunikacije za svakodnevno funkcionisanje biznisa
- Potreba za posebnom konfiguracijom usluge, da bi odgovarala potrebama biznisa
U zavisnosti od gorenavedenih faktora zavisiće i tip usluge koju će biznis koristiti. U tom pogledu, možemo razlikovati imejl uslugu koja je sastavni deo druge usluge, na primer, veb-hostinga, i imejl uslugu posebnog tipa.
Poslovni imejl u okviru hosting usluge
Sa zakupom veb-hosting paketa hosting provajderi u okviru svoje standardne usluge pružaju i mogućnost kreiranja adrese e-pošte na sopstvenom nazivu domena. Proces kreiranja je jednostavan i vrši se u okviru hosting panela (cPanel npr.), dok broj raspoloživih imejl naloga koji se mogu kreirati zavisi od veličine zakupljenog paketa u okviru veb-hosting usluge.
Nedostaci takvog imejl rešenja ogledaju se u ukupnom prostoru koji je na raspolaganju, mogućnostima konfiguracije usluge i podešavanja spam filtera. Ukoliko je reč o deljenom veb-hostingu, gde više korisnika deli ukupan prostor na jednom serveru, može se dogoditi da jedan korisnik počne da šalje veliki broj spam poruka, što može dovesti do toga da se IP adresa na kojoj se nalazi server nađe na crnoj listi. Ovo znači da imejl poruke svih korisnika poslate sa tog servera bivaju označene kao spam dok se problem ne reši.
Ko pruža ovu uslugu:
Veb-hosting provajderi
Cena:
Besplatno (sastavni deo usluge veb-hostinga)
Posebna usluga imejl hostinga
Imejl hosting predstavlja uslugu gde se svi imejlovi i imejl nalozi nalaze na posebnom veb-serveru koji se ne deli sa drugim korisnicima. Ovaj tip usluge pruža više mogućnosti u pogledu prostora namenjenog za imejl naloge i poruke. S obzirom na to da je prostor na imejl serveru namenjen isključivo za e-poštu, on se ne deli sa drugim fajlovima poput veb-sajta i baza podataka, kao što je to slučaj kada se koristi imejl u okviru standardnog veb-hosting paketa.
Pored toga, ova usluga omogućava viši nivo bezbednosti, imajući u vidu da provajder koji pruža uslugu imejl hostinga istovremeno vodi računa o nesmetanom funkcionisanju servera i svakodnevno vrši monitoring usluge. Za razliku od drugih imejl rešenja, ovde postoji i mogućnost boljeg upravljanja i podešavanja imejl (spam) filtera, kako na nivou cele usluge, tako i na nivou pojedinačnog naloga. Na ovaj način, mogućnost da važna e-pošta završi u spamu svodi se na najmanju moguću meru.
Pored svoje osnovne uloge, imejl hosting dolazi u paketu sa alatima koji dodatno mogu pomoći u internoj organizaciji poslovanja. Pored elektronske pošte, korisnicima imejl hosting usluge na raspolaganju su uglavnom i dodatni alati poput kalendara, adresara, organizatora dnevnih obaveza, deljenih direktorijuma i slično. Svi ovi dodatni elementi mogu se ažurirati i deliti između članova tima, što dodatno olakšava poslovanje i organizaciju.
Kako ova usluga pruža mnogo više nego što je to slučaj sa besplatnim imejl servisima ili imejlom u okviru veb-hosting usluge, ona ima svoju cenu koja se uglavnom plaća na mesečnom nivou.
Ko pruža ovu uslugu:
Neki od popularnih i dobro ocenjenih imejl servisa su ProtonMail i Zoho, a tu je i GSuite (Google) i Outlook (Office 365). Na domaćem tržištu postoje određeni hosting provajderi koji pružaju uslugu imejl hostinga.
Cena:
U zavisnosti od potreba biznisa, cena može varirati od četiri evra pa do nekoliko desetina evra na mesečnom nivou.
Zaključak
Današnje poslovanje ne može funkcionisati bez eksterne i interne imejl komunikacije. Iako je odabir imejl rešenja naizgled komplikovan, razumevanje sopstvenih potreba i pregled ponude na tržištu u velikoj meri mogu olakšati izbor i posledično unaprediti kvalitet poslovne komunikacije.
