Наступањем пандемије и доношењем рестриктивних мера у циљу њеног сузбијања, овакав начин рада постао је глобално доминантан у свим областима привреде где је био технички могућ, а то су сви послови који при својој реализацији подразумевају известан степен дигитализације.
Презентизам: присуство ради присуства
Ходећи кроз непознато, послодавцима су се, уз многе изазове којима смо се бавили, појавио још један: како ефикасно мерити учинак запосленог који ради на даљину и његову продуктивност, тј. како избећи замке презентизма (енг. presenteeism) − присуства на радном месту без осврта на продуктивност.
Устаљена метода која се, нажалост, и даље користи као једина заснива се на евиденцији физичког присуства радника током радних сати. Она се суштински не разликује од папирних или електронских картица којима се запослени пријављује да улази у зграду компаније.
Софтверски алати створени за ове намене евидентирају даљинско присуство запосленог − да се он заиста налази крај свог рачунара и нешто на њему ради. Tрадиционалан еквивалент томе била би ситуација где послодавац види радника како седи у својој столици у канцеларији. А шта он заиста ради код своје куће, да ли је продуктиван или, седећи поред компјутера и померајући миша с времена на време, решава укрштенице или паралелно кува ручак, тo софтвер не може да оцени.
Компанијске политике и кључни показатељи учинка
У индустријској (па и свакој другој) производњи, продуктивност се мери једноставно − јединица производа кроз јединицу времена. Ова метрика, међутим, није оптимална за послове на даљину који су нематеријалног карактера. Иако се и та метрика може користити, далеко боље је увођење параметра исхода − остварених резултата у односу на задате.
Као послодавац или самостални предузетник можете се определити и за друге параметре остварења задатака: степен задовољства корисника, увећање продаје, повећање посећености сајта и др.
За које год се будете определили, важно је да их прво дефинишете, а потом и учините у потпуности јасним свим сарадницима. На тај начин креирате компанијску политику мерења продуктивности и установљавате кључне показатеље учинка (енг. Key Performance Indicators − KPI) на основу којих се транспарентно и непристрасно оцењују свачије радне перформансе.
Систематизација KPI
Било би врло погрешно примењивати исте параметре за оцену учинка на суштински различите послове. За сваки тип посла потребно је развити и применити посебан сет KPI. Примера ради, параметри успешности за неки стандардан модел бизниса из домена електронског пословања у чијем средишту се налази веб-сајт могли би овако да изгледају:
- Креатор садржаја:
- Број блог објава
- Број речи у блог објавама
- Параметри посете садржају (дужина задржавања на објави, колико пута су одређене веб-странице наведене као извор (линковане) на другим сајтовима итд.)
- Копирајтер:
- Број написаних промо текстова (copies)
- Број креираних одредишних страница (landing pages).
- SEO експерт
- Број креираних или задобијених линкова
- Промена позиције у резултатима претраге за одређене кључне речи.
- Дигитални маркетар
- Број рекламних кампања
- Степен конверзије купаца
- Степен лојалности купаца
- Остварени приходи и РУЦ (разлика у цени, профит).
Коришћење софтвера за колаборацију и управљање пројектима
Коришћење софтверских решења за колаборацију и управљање пројектима (Trello, JIRA, Slack, Asana) доноси потребан степен прегледности међу члановима тима и праћење њиховог тренутног статуса у вези са пројектним задатком. Менаџер пројекта са своје стране може моментално да реагује и изврши корекције у циљу успешног привођења пројекта крају.
Са друге стране, тек уз примену претходно наведених елемената мерења учинка алати за бележење времена проведеног у раду на даљину добијају смисао.
Информација о утрошеном времену комбинује се са подацима о броју завршених послова по појединачном запосленом и на тај начин се рачуна његова продуктивност.
У многим земљама је ово и законска обавеза у смислу поштовања права радника да буду недоступни послодавцу ван уговореног радног времена.
Како запослени варају софтвере за евиденцију присуства и радног времена
- Аутоматски покрети миша
- Коришћење лажно активног прозора са радним документом
- Употреба два монитора
- Онеспособљавање софтвера
- Предвиђање времена за узимање снимка екрана
- Даљинско приступање рачунару за којим би требало да седе
Значај миљоказа и извештавања
Пресек и „пролазно време” задатог пројекта обезбеђује праћење напретка и подношење редовних извештаја о напретку. На тај начин се евентуални проблем благовремено уочава и лакше га је кориговати него да се чека истек рока за окончање.
Подела пројекта на мање делове и мерење напретка у контролним тачкама обезбеђује податке који се могу искористити за будуће пројекте у виду бољег планирања ресурса и прецизнијих временских оквира за реализацију.
Закључивање је често врло једноставно − уколико троје од четворо запослених завршава посао на време, проблем је у оном четвртом; ако троје не заврши на време, проблем је у вама (тј. у ономе ко је поставио пројектни задатак).
Значај функције извештавања расте са сложеношћу организације. Проток информација од извршилаца, преко средњег до топ-менаџмента не само да треба да буде редован и несметан, већ и добро структуриран, што значи да свако у ланцу треба да зна када треба, од кога, које податке да прими и у ком формату.
Онлајн и офлајн продуктивност
КОВИД-19 донео је многе промене на пољу вршења рада, радних односа и мерења и оцене продуктивности. Рад на даљину који ће се, по свему судећи, задржати као норма и у доба после пандемије, донео је и нова својства односа између запослених међусобно, као и између радника и послодаваца.
Нове околности, међутим, нису увек и нужно боље. Рад ван седишта послодавца узрочник је, на пример, највећег пада продуктивности економије Сједињених Држава од 1948, од када се она мери.
У одређеној мери, то је резултат општег попуштања стега, које је било неминовно да се појави са непостојањем шефовског надзора унутар канцеларије.
Управо зато је за успех на тржишту свих субјеката којима је интернет поље пословног деловања неопходно јасно поставити правила у вези са радом и редовно проверавати да ли се она поштују.
